Dodis - Einen 600m hohen Dokumente-Turm effizient verwalten

Die Forschungsstelle Diplomatische Dokumente der Schweiz (Dodis) digitalisiert, ediert und publiziert Dokumente des Schweizerischen Bundesarchivs mit dem Ziel, eine Selektion von historischen Dokumenten der schweizerischen Aussenbeziehungen für alle Interessierten zusammenzustellen. Dazu benötigt sie eine hochwertige, leistungsstarke und moderne Backoffice-Lösung, welche sich im Arbeitsalltag bewährt und stetig weiterentwickelt werden kann. Die Software soll ein ansprechendes, leicht zu bedienendes User-Interface haben, welches die Arbeitsabläufe optimal unterstützt. 

Hierfür setzt Dodis auf die weitreichenden Erfahrungen von ElderByte. ElderByte konnte bereits in der Zusammenarbeit mit anderen Kunden beweisen, dass sie Legacy-Systeme durch moderne, webbasierte Cloud-Lösungen ersetzen kann. Die neue Cloud-Lösung überzeugt durch einen plattformunabhängigen, kostengünstigen, automatisierten Betrieb, welcher auf externer oder eigener Infrastruktur möglich ist. Gerade deshalb eignet sich der Cloud-Ansatz ideal als Grundlage für eine moderne Applikationslandschaft. Dodis kann dank der von ElderByte entwickelten Lösungsarchitektur, ihre Software eigenständig weiterentwickeln.

​​Die Forschungsstelle Dodis ist ein Institut der Schweizerischen Akademie der Geistes- und Sozialwissenschaften und das Kompetenzzentrum für die schweizerische Aussenpolitik seit 1848. Jährlich durchforsten die wissenschaftlichen Mitarbeitenden hunderttausende Dokumente im Bundesarchiv mit dem Ziel, eine öffentlich zugängliche digitale Kollektion von historischen Dokumenten mit allen quellenkritischen Metadaten zu erwähnten Personen, Organisationen und geographischen Entitäten zusammenzustellen.

Die Dodis Software erlaubt es den Mitarbeitenden die digitalisierten Dokumente mit sogenannten tags (englisch für “Etikett”) und Stichworten zu versehen. Dies ermöglicht den Nutzerinnen und Nutzern der Datenbank die Dokumente nach verschiedenen Attributen, z.B. Personen oder Orten, zu durchsuchen und für sie relevante Dokumente zu finden. Zusätzlich sind die Dokumente mit einer numerischen  Referenz, der Archivsignatur, versehen, damit das Originaldokument im Archiv einfach wiedergefunden werden kann.

Kurz gesagt: Die Dodis-Software ermöglicht ein qualitatives Digitalisieren und Vernetzen von historischen Quellen. Dadurch entsteht ein reicher Fundus der Geschichte der Schweizer Aussenbeziehungen, der effizient durchsucht und nachvollzogen werden kann.

Die erste Dodis-Datenbank ging am 28. Mai 1997 online und schrieb damit ein Stück Pioniergeschichte des Internets. Während 20 Jahren wurden der Software neue Funktionen hinzugefügt, ohne die grundlegende Architektur zu ändern. Dies führte dazu, dass die Software zu einem grossen Monolith heranwuchs und es immer schwieriger wurde, Änderungen vorzunehmen. 2012 wurde das Legacy-Programm neu geschrieben und der ganze Stack aktualisiert. Das monolithische Prinzip wurde dabei als «state-of-the-art-Lösung» beibehalten. In den nachfolgenden Jahren zeichnete sich aber ab, dass dieses Legacy-System den alltäglichen Anforderungen nicht mehr gewachsen war und durch eine modernere Lösung ersetzt werden musste.

Hier kam 2018 ElderByte ins Spiel. Das passionierte Entwicklerteam hatte bereits Erfahrung damit, Legacy-Systeme zu migrieren und die ursprünglichen Funktionen und neuen Anforderungen mit modernen Technologien umzusetzen. 

Zuerst wurden in Zusammenarbeit mit Dodis die Anforderungen an eine modernisierte Software erhoben. Danach gleiste das Team von ElderByte die Betriebslösungsarchitektur getreu dem Cloud-First-Ansatz auf und entwickelte das aktuelle Backoffice mit aktuellen Technologien neu. Das Backoffice besteht aus einem Frontend als WebApp und einem Java-basierten Backend. Mit der Software verwalten und pflegen die Mitarbeitenden von Dodis die riesige Datenbank. Dafür setzte ElderByte auf ein Cloud-fähiges System, welches in Containern via Kubernetes / Rancher betrieben werden kann.

Dank des iterativen, agilen Projektmanagements und der effizienten Zusammenarbeit konnten bewährte Elemente erfolgreich modernisiert und neue Features entwickelt werden. Bei der Umsetzung der Lösung stand eine durchdachte, hochwertige Architektur und die Gestaltung eines übersichtlichen User-Interfaces im Vordergrund. Die klar strukturierte Architektur und die ausserordentliche Codequalität dienen als wesentliche Grundlage, dass das System von den Dodis-Mitarbeitenden weiterentwickelt werden kann. Der zusätzliche Fokus auf eine stimmige User-Experience trägt zur Optimierung der Arbeitsabläufe und der Zufriedenheit der Nutzerinnen und Nutzer bei.

Am Ende der Umsetzungsphase erhielt das Dodis Team den kompletten Sourcecode sowie eine schlüsselfertige, automatisierte Infrastruktur. Dies ermöglicht Dodis, das Backoffice selbst zu betreiben und weiterzuentwickeln. Der nachvollziehbare und saubere Code bietet dabei eine solide Basis. 

Die neue Cloudplattformlösung bildete zudem die Grundlage für das von Dodis entwickelte Frontoffice, welches der Öffentlichkeit ermöglicht, die Datenbank zu durchsuchen. Dank der Zusammenarbeit mit ElderByte profitiert das Dodis Entwicklungsteam von einem Know-How-Gewinn. Das leistungsstarke Backoffice ermöglicht produktiveres Arbeiten, da die Software schnell reagiert. Das übersichtliche und ansprechende User-Interface vereinfacht Abläufe, weil die Software intuitiv bedienbar ist und man sich schnell zurechtfindet. Neue Features wie eine dynamische, globale Suche oder das parallele Hochladen von Dokumenten optimieren den Arbeitsalltag. Seit 2019 wird die von ElderByte entwickelte Lösung bei Dodis erfolgreich eingesetzt und intern weiterentwickelt.